Über Big Data – und wie wir es umsetzen!
Jedes Unternehmen definiert Big Data anders. In unserem Unternehmen heißt das, wir sammeln Informationen, die unseren Kunden betreffen und die wir zur bestmöglichen Betreuung unseres Kunden benötigen.
Dabei geht es nicht nur um den aktuellen Auftrag im Heute, sondern auch über mögliche Aufträge in der Zukunft, im Morgen. Denn: wenn wir den Kunden auch morgen noch optimal betreuen können, bleibt er uns langfristig erhalten. Und langfristige Kundenbindung sehen wir als elementare Säule in unserem Business to Business Geschäftsmodell an.
Doch bleiben wir beim konkreten Ablauf. Ganz zuvorderst steht unsere betriebliche Organisation Hier sorgen zwei selbst geschriebene Softwarepakete für Klarheit an jedem Arbeitsplatz:
Unsere Lagerverwaltung AE WWS Lite
Unsere Seriennummernverwaltung WWS Logistics
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Unsere Lagerverwaltung AE WWS Lite
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AE WWS Lite verwenden wir insbesondere für Massengüter und Handelswaren. Artikel haben eine eindeutige Nummer und eine Bestandsmenge.
Werden bestimmte Artikel neu angeliefert wird die Lieferung als Zugang erfasst. Werden Artikel ausgeliefert, wird diese Auslieferung als Abgang erfasst. Zu jeder Buchung werden weitere Daten erhoben wie z .B. Datum / Zeitstempel, Lieferanten wie Lieferant / Lieferantennummer / Lieferschein bzw. Kunden wie Kundenname / Kundennummer / Rechnungsnummer.
Ein Beispiel: 25 Zebra Drucker werden angeliefert von Distributor ABC, unsere Artikelnummer 4711. Wir verbuchen für Artikelnummer 4711 ein Zugang von +25 Stück, Lieferant ABC, Datum / Zeit von heute. Da noch drei Drucker am Lager waren, hat sich der Gesamtbestand auf 28 Stück erhöht. Jeder Mitarbeiter im Verkauf oder Lager kann bei Bedarf sofort den genauen Bestand feststellen. Sollte Vertriebskollegin Möller die Anfrage erhalten: haben Sie den Drucker am Lager – kann sie sofort eine passende Antwort geben: Sie können 28 Stück bestellen!
Wird ein Drucker ausgeliefert wird für Artikel 4711 ein Abgang mit Menge -1 gebucht. Zusätzlich werden Adressinformationen des Kunden erfasst. Der verfügbare Bestand reduziert sich auf 27 Stück.
27 Drucker würde man auch finden, wenn man die Drucker zählt. Was unser Lagerprogramm bei der Buchung noch mit aufzeichnet: eine umfassende Historie für jede Buchung. Im vorliegenden Fall wären bereits zwei Datensätze in der Historie:
Zugang = die Anlieferung und
Abgang = die Auslieferung an den Kunden.
Hierbei werden Datum / Zeit, Bearbeiter sowie die Kunden- Lieferinformationen vermerkt. So kann sich jeder ansehen, wohin die 28 Drucker eines Tages ausgeliefert wurden. Wer sie bekommen hat. Wann sie ausgeliefert wurden und wer es durchgeführt hat.
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Unsere Seriennummernverwaltung WWS Logistics
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WWS Logistics kommt ins Spiel, wenn es um Werte geht. Es ist unsere Seriennummernverwaltung. Jeder wertvolle Artikel bekommt beim Einlagern eine Seriennummer verpasst. Unter dieser Seriennummer wird er fortan geführt und diese Nummer begleitet ihn ein Leben lang. In WWS Logistics wird vermerkt, wer den Artikel geliefert hat (und wann), was mit diesem Artikel unternommen wurde (wenn wir ihn zum Beispiel speziell konfigurieren oder besonders ausrüsten) und natürlich auch wann er wohin ausgeliefert wurde. Lieferdaten überschneiden sich temporär mit der Lagerverwaltung, sind aber viel detaillierter und langlebiger.
Kommt ein Artikel eines Tages wieder in unser Haus z.B. für Service, Inspektion oder möglichen Defekt wird anhand der Seriennummern festgestellt, was alles zu tun ist, was getan wurde, ob Veränderungen durchgeführt sind usw.
Die Seriennummer für unsere Güter ist daher so wichtig wie die Fahrgestellnummer beim PKW. Sie wird am Anfang vergeben, bleibt ein Produktleben lang erhalten und alle Lieferungen, Veränderungen und Bewegungen werden in der Datenbank eingetragen und stehen so unseren Mitarbeitern zur Verfügung.
Einfach Programm starten, Seriennummern aufrufen, Barcode ab scannen – fertig. Schon erscheint der Datensatz in der Anzeige…
Alle diese Programm tragen dazu bei, einen reibungslosen Ablauf für unsere Kunden zu gewährleisten. Doch kommen wir zu den Kunden und Kontakten. Diese pflegen wir auch in einer Datenbank – KV genannt, unsere Kontaktverwaltung.
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KV Kontaktverwaltung
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Zuerst: Jeder Kontakt, der unser Haus erreicht, erhält eine eindeutige Kontaktnummer. Da wir nur B2B Kontakte unterstützen, wird eine gültige Postadresse ermittelt. Unter KV Kontaktnummer wird der Kontakt eingetragen. In einem besonderen Textfeld wird das Interesse des Kontaktes vermerkt, z.B. dass er Interesse am Lagerprogramm hat. Der eintragende Fachberater vermerkt anschließend alles relevanten Informationen der Anfrage im Textfeld, d.h. Was der Interessent genau will, was er bereits hat, was etwaige Besonderheiten sind usw usf. Anschließend legt der Berater ein Bearbeitungskennzeichen fest, üblicherweise ist das bei neuen Anfragen das ein Angebot erstellt werden soll.
Der Kontakt geht somit an die Angebotsabteilung. Diese sichtet die eingetragenen Informationen, erstellt das gewünschte Angebot und stellt benötigte Informationen zusammen. Je nach Lage der Dinge werden sie auch bereits umgehend verschickt, damit der Interessent möglichst schnell seine angeforderten Unterlagen in den Händen hält. Alle Aktionen wie Angebot, Details werden erneut in die KV Datenbank eingetragen, die Angebotsabteilung legt erneut ein Bearbeitungsdatum fest und gibt den Kontakt somit zurück an den Fachberater.
Eben der Fachberater kann jetzt sofort sehen, das sein Kontakt bearbeitet wurde, Angebot / Preise verschickt und er / sie hat nun die Möglichkeit die Nachbearbeitung zu starten. Über ein Windows Dokumentensystem kann er sofort das verschickte Angebot aufrufen und den Interessenten so punktgenau beraten. Mit dem Ziel das aus dem Interessenten ein Kunde wird.
Alle diese Aktionen werden detailliert in die KV Kontaktdatenbank eingetragen. Somit lässt sich auch Jahre später noch problemlos nachvollziehen, WANN der Kunde zu uns kam, WAS er wollte, WAS er bekommen hat und wie die Lieferung verlief. Mittels der Seriennummerndatenbank lässt sich jede detaillierte Lieferung nachvollziehen, so dass der Kunde auch dann noch beraten werden kann, wenn er Jahre später Upgradewünsche äußert.
Für uns sind diese Informationen wichtiger Bestandteil einer umfassenden Kunden – Lieferantenbeziehung. Zur Speicherung verwendet unsere Software SQL Datenbanken auf einem Microsoft SQL Server. (Kostenfreie SQL Express Version). Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass die erhobenen Daten nur für unsere Zwecke, nur von uns und nur zur Durchführung einer Geschäftsbeziehung verarbeitet werden. Da wir die Software Lagerverwaltung, Seriennummernverwaltung und Kontaktverwaltung selbst erstellt haben, sind wir perfekt im Bilde, was wir speichern und stellen so sicher, dass niemand Unbefugtes Daten erhält. So ist unsere Form von Big Data ein runder Ablauf und wir sind jederzeit in der Lage auf Veränderungen zu reagieren und neue Datenverknüpfungen und -Strukturen zu ermöglichen.
K.C. Head of Big Data Enterprise Solutions / AE SYSTEME www.terminal-systems.de
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