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Im Prinzip ist es ganz einfach. Hängen Sie sich einen kleinen Computer in Ihren Firmeneingang. Versehen diesen mit einer kleinen Software um per RFID Transponder Arbeitszeiten zu erfassen. Jeder Mitarbeiter, der kommt meldet sich an. Jeder Mitarbeiter, der geht meldet sich ab. Und dazwischen kann man wählen ob der Mitarbeiter in die Pause geht.

Zum Sammeln der Daten verwenden Sie Ihr Netzwerk und einen Rechner, den Sie mit einer SQL Datenbanksoftware ausstatten. Häufige Datenbanken sind: mySQL oder Microsoft SQL Server. Wir verwenden den kostenfreien Microsoft SQL Server 2005 Express Version. Dem Computer an der Wand ist es aber egal. Der kann seine An- und Abmeldedaten an (fast) jeden SQL Server übermitteln.

Was Sie auf dem SQL Server noch benötigen ist eine kleine Datenbank mit zwei Tabellen. Tabelle 01 enthält enthält Ihren Mitarbeiterstamm mit den Namen der anmeldeberechtigten Personen. Hier wird auch der RFID Transpondercode eingetragen mit dem sich ein Mitarbeiter an- oder abmelden darf. Tabelle 02 enthält die Zeitdaten aller An- und Abmeldungen Ihrer Mitarbeiter. Der Computer in Ihrem Firmeneingang füllt diese Tabelle automatisch mit Daten. Jede An- und Abmeldung am Firmeneingang wird mit Zeitstempel und Mitarbeiternummer versehen an diese Tabelle übermittelt und dort gespeichert.

Tabelle 01 - log. Aufbau:

Tabelle 02 - mit Daten:

Nun fehlt nur noch ein Punkt: Ein kleines PC Programm, um die Zeitdaten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. Im einfachsten Fall als elektronischen Stundenzettel. Wählen Sie den Mitarbeiter, den Auswertezeitraum … Und das Programm zeigt Ihnen alle An- und Abmeldungen des Mitarbeiters im betreffenden Zeitraum an. Natürlich mit Summenbildung, d.h die Arbeitszeiten werden automatisch berechnet.

Bild grösser.

Diese Daten können Sie jetzt in Ihre Lohnbuchhaltung importieren (sofern eine Im- / Exportmöglichkeit besteht), sich ausdrucken, direkt in Excel übernehmen oder was auch immer. Fertig ist die Abrechnung.

Für Ihren Mitarbeiter ergibt sich kein Aufwand. Er muss morgens und abends lediglich seinen RFID Transponder an den Computer im Firmeneingang halten. Das Gerät erkennt automatisch die Transpondernummer und holt sich die Personaldaten vom SQL Server. Das Gerät weiss dann auch ob der Mitarbeiter sich zuletzt abgemeldet hat. Dann ist ein erneuter RFID Lesevorgang automatisch eine Anmeldung. Und beim Abmelden fragt das Gerät den Mitarbeiter, ob er in die Pause geht oder ob der wohl verdiente Feierabend eingeleitet werden soll. Kurzum: der Mitarbeiter muß nicht aufwändig Tasten drücken, irgendwelche Gerätebedienung erlenen, sondern einfach nur seinen RFID Transponder in die Nähe des Gerätes halten. Der Rest geht automatisch.

Natürlich, wenn Sie schon Geld ausgeben. Das Ganze kann man noch etwas erweitern. Z.B. um ein Messagesystem. Hierbei können Sie für einzlene Mitarbeiter Textnachrichten hinterlegen. Diese erscheinen dann in der Anzeige, wenn sich der Mitarbeiter das nächste Mal an- oder abmeldet. (Zum Beispiel: In der Personalabteilung melden!) Sie könnten aber auch den vorhandenen digitalen Ausgang nutzen, um ihn mit Ihrer Tür oder Schranke zu verbinden. Wenn die RFID Lesung erfolgt ist, geht die Tür auf. Oder halt nicht, wenn Sie das in der PC Software sperren. Und natürlch haben Sie auf dem PC auch sofortigen Überblick wer schon oder noch im Hause ist. Sie sind also jederzeit informiert was läuft.

Daher: eine Zeiterfassung nur für Arbeitszeiten ist eigentlich etwas ärmlich. Wenn man sich schon einen Computer in den Eingang hängt, sollte diese auch mehr können. Und natürlich mit den Ansprüchen wachsen. Der hier beschriebenen Lösung ist es egal, ob Sie fünf oder 5000 Mitarbeiter haben. Die funktioniert immer gleich gut. Und ohne Aufpreis.

Was Sie benötigen:
Das Terminal System TRM416 mit RFID Leser und PZE Zeitsoftware SQL Version
Die PC Software PZETRM21 zum Anzeigen der Zeitdaten und Verwalten der Mitarbeiter
Einen SQL Server z.B. mit Microsoft SQL Server 2005 Express Version
Etwas Ahnung über die Einrichtung eines SQL Servers (Lesefähigkeiten sind auch ausreichend. Das meiste ist beschrieben.)

Weitere Infos finden sich dann hier!